Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wprowadziła rozwiązania, które wspierają dostawców i firmy korzystające z usług szkoleniowych oraz doradczych w trudnej sytuacji związanej z pandemią. Konfederacja Lewiatan docenia to, że PARP elastycznie reaguje na wyzwania związane z pandemią i przygotowuje dla przedsiębiorstw różne możliwości awaryjnego postępowania.
Pandemia wpływa negatywnie na podmioty świadczące usługi rozwojowe (szkolenia i doradztwo) oraz ich odbiorców – szczególnie firmy i pracowników korzystających ze wsparcia funduszy unijnych na szkolenia i doradztwo. Sytuacje, w których w ostatniej chwili do organizatora szkolenia dociera informacja o zachorowaniu trenera na Covid-19 lub też izolacji/kwarantannie znacznej części uczestników szkolenia są dużym wyzwaniem logistycznym. Wymaga to czasem zmiany formy usługi, a niekiedy także przełożenia jej na inny termin.
– Doceniamy elastyczność PARP i przygotowanie dla firm różnych możliwości postępowania awaryjnego. Takie wsparcie przedsiębiorstw korzystających z usług szkoleniowych i doradczych jest bardzo potrzebne – komentuje Małgorzata Lelińska, dyrektorka departamentu funduszy unijnych i edukacji cyfrowej.
Jakie rozwiązania są możliwe? System Bazy Usług Rozwojowych pozwala na zmianę formy usługi. Możliwe do wprowadzenia zmiany:
- usługa stacjonarna może zostać przekształcona w jedną z form mieszanych w dowolnym momencie: w usługę stacjonarną połączoną ze zdalną lub w usługę stacjonarną połączoną ze zdalną w czasie rzeczywistym,
- usługa zdalna w czasie rzeczywistym może zostać przekształcona najpóźniej na 6 dni przed rozpoczęciem usługi w usługę zdalną w czasie rzeczywistym połączoną ze stacjonarną,
- usługa zdalna w czasie rzeczywistym może zostać przekształcona w dowolnym momencie w usługę zdalną w czasie rzeczywistym połączoną ze zdalną,
- usługa zdalna może zostać przekształcona w jedną z form mieszanych najpóźniej na 6 dni przed rozpoczęciem usługi: w usługę zdalną połączoną ze zdalną w czasie rzeczywistym lub w usługę zdalną połączoną ze stacjonarną.
Jeśli chodzi o zmianę terminu realizacji usługi czy osoby prowadzącej są to w ocenie PARP sytuacje sporadyczne. Niemniej jednak, jeśli sytuacje takie mają miejsce, są one obsługiwane jako przypadki „nadzwyczajne”. Otrzymując konkretne zgłoszenie od Użytkownika Bazy Usług Rozwojowych (najczęściej chodzi o firmę świadczącą usługi poprzez Bazę), PARP przekazuje mu instrukcje postępowania w danym przypadku. Dla przykładu – jeśli zaistnieje konieczność zmiany osoby prowadzącej szkolenie w terminie krótszym niż 5 dni przed rozpoczęciem usługi, należy dokonać odpowiednich zmian w Karcie Usługi.
Jak tego dokonać? Pola: imię i nazwisko, adres e-mail oraz opis doświadczenia są już zablokowane, dlatego w tym przypadku dane o nowej osobie prowadzącej należy zamieścić w polu „Dodatkowe informacje” podając: imię i nazwisko, adres e-mail oraz opis doświadczenia zawodowego. W tym samym polu należy podać informacje o przyczynie zmiany trenera, który został pierwotnie wskazany w formularzu Karty Usługi. Ważne, że nowa osoba prowadząca musi mieć doświadczenie zawodowe co najmniej takie jak poprzedni trener.
W przypadku konieczności zmiany terminu w polu „data rozpoczęcia usługi” po terminie 5 dni przed planowanym w KU rozpoczęciem, usługodawca ma dwa sposoby rozwiązania problemu:
- może odwołać usługę i tym samym opublikować nową z późniejszą datą rozpoczęcia (zalecany) lub
- może wydłużyć termin zakończenia realizacji usługi, a daty poszczególnych zajęć w szczegółowym harmonogramie usługi dostosować do faktycznej daty jej rozpoczęcia.
System informatyczny automatycznie wysyła powiadomienia o dokonanych zmianach w Karcie Usługi do zapisanych na nią uczestników oraz do operatora udzielającego wsparcia na daną usługę. Niemniej zalecany jest także zawsze dodatkowy kontakt organizatora usługi z operatorem i upewnienie się, czy wprowadzone zmiany są akceptowalne.
Konfederacja Lewiatan