Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego apelują o terminową, zgodną z zakładanymi harmonogramami działań i płatności realizację projektów ze względu na konieczność rozliczenia do końca 2025 r. 12,5% alokacji programu FERS.
Zobowiązanie to wynika z zasady N+3 nałożonej na wszystkie kraje członkowskie. W przypadku rozliczenia kwoty mniejszej niż 12,5% wartości programu, Polska straci część środków z EFS przyznanych na lata 2021-2027. Obecnie rozliczonych jest ok. 6% z puli środków pozostających w dyspozycji NCBR.
Nie ma oczekiwania administracji, by uczelnie przyspieszały realizację projektów w stosunku do swoich pierwotnych planów – kluczowe jest ich realizowanie i rozliczanie wydatków zgodnie z planem wskazanym w projektach.
Projekty FERS są realizowane wolniej
Doświadczenie z programu POWER pokazuje, że projekty są jednak znacznie wolniej realizowane niż to było założone pierwotnie w harmonogramach – w zasadzie tylko połowa prognoz została zrealizowana. Istnieje więc takie samo ryzyko w przypadku wniosków FERS.
Ryzyko to potwierdzają same uczelnie, które borykają się w realizacji projektów z różnymi wyzwaniami. O tych wyzwaniach rozmawialiśmy w czasie spotkania, starając się uzyskać przychylność administracji dla rozwiązań proponowanych przez uczelnie.
Działania instytucji (przede wszystkim NCBR) dla wsparcia realizacji projektów:
- szkolenia dla beneficjentów
- cykliczne spotkania indywidualne w celu monitorowania postępów w projektach
- monitowanie i szybkie reagowanie na problemy.
Zagrożenie obniżenia wartości projektów
Intencją pisma przesłanego do uczelni przez MNiSW oraz MFiPR jest przeciwdziałanie opóźnieniom w realizacji projektów. Nie ma jednak ustaleń, czy i przy jak niskim poziomie realizacji projektu na koniec 2025 r. budżety tych projektów będą zmniejszane lub umowy o dofinansowanie rozwiązywane. NCBR liczy, że w ogóle takie ustalenia i działania nie będą konieczne, taki mechanizm nie będzie musiał być stosowany.
W przypadku jednak, gdyby nie udało się obronić całej alokacji EFS (przy niespełnieniu przez Polskę zasady N+3), NCBR będzie patrzył na beneficjenta przez pryzmat portfela projektów, który dany podmiot realizuje.
Kluczowe wyzwania po stronie uczelni, które mogą sprzyjać lub utrudniać terminową realizację zadań i generowanie wydatków w projektach:
- prowadzenie zamówień z wykorzystaniem Bazy konkurencyjności – mała responsywność oferentów, oferty niskiej jakości, konieczność powtarzania zamówień oraz nadal zbyt niski próg zamówień objętych zasadą konkurencyjności (propozycja podniesienia go do 130 tys. zł netto), stosowanie wartości 50 tys. netto w projektach NAWA, uczelnie potrzebują też specyficznego doradztwa, jak poprawnie stosować zasadę konkurencyjności (np. właściwie określać tożsamości).
Zgodnie z wyjaśnieniami MFiPR przy prawidłowo przeprowadzonym procesie zamówienia, przy braku ofert spełniających kryteria, można wybrać oferenta z wolnej ręki, ale tylko w oparciu o dokładnie te same kryteria. Zamówienia nie trzeba powtarzać wielokrotnie, do skutku. MFiPR sprawdzi także ograniczenia stosowane przez NAWA. Lewiatan podejmie kolejną próbę rozmowy z MFiPR w sprawie podwyższenia progu zamówień. Departament EFS popiera taką zmianę, ale decyzję w tej sprawie podejmuje Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej.
- kwestia praw autorskich (licencja Common Creative), które są barierą szczególnie w zamówieniach informatycznych, podnoszą ich cenę, ograniczają krąg potencjalnych dostawców
MFiPR wróci do uczelni z informacją po analizie konieczności stosowania dotychczasowego podejścia do praw autorskich i otwartych licencji
- możliwość nieproporcjonalnego rozliczania kosztów pośrednich
Na to MFiPR kategorycznie nie wyraża zgody. Nie pozwalają na to przepisy unijne.
- możliwość zwiększenia poziomu cross-financigu w projektach
Na tym etapie nie ma zgody MFiPR na takie działania. W projektach dostępnościowych próg cross-financingu jest ustawiony wysoko. Tego rodzaju zmiany mogą być wprowadzane ewentualnie pod koniec perspektywy finansowej.
- możliwość realizacji płatności częściowych za etapowe odbieranie prac od wykonawców
Możliwość realizacji takich płatności zależy od konstrukcji umowy z wykonawcą, ale co do zasady jest możliwe. Istotne jest, by nazwać i właściwie odebrać etapy prac, za które beneficjent chce się rozliczyć z wykonawcą.
- możliwość złożenia większej liczby wniosków o płatność w 2025 r.
To rozwiązanie jest silnie rekomendowane przez NCBR, istotne jest jednak to, że wartość rozliczonych środków w ramach zasady N+3 dotyczy tego, co Polska certyfikuje do Komisji Europejskiej. Wydatki rozliczone przez uczelnie pod koniec roku nie zasilą tej puli. Polska do KE sprawozdaje te wydatki, które są już zatwierdzone w stosunku do beneficjentów.
- pilne, płynne analizowanie i zatwierdzanie zmian w projektach (tu uczelnie wskazywały na brak spójności reakcji opiekunów projektów na analogiczne zmiany w projektach)
NCBR zapewnia o traktowaniu zmian w projekcie priorytetowo, przy czym przestrzega, że nie każda zmiana będzie akceptowana, każdorazowo jest analizowany cel i założenia projektu.
- potrzeba konkretnej informacji o dokumentach potwierdzających realizację wskaźników, które mogą mieć formę elektroniczną (np. formularze zgłoszeniowe uczestników, listy obecności)
Określenia takich dokumentów i ich wymaganej formy podejmie się MFiPR.
- zwiększenie poziomu dodatków do wynagrodzeń w przypadku kadry uczelni
MFiPR stoi na stanowisku, że dodatek zadaniowy nie powinien stanowić dużego odsetka wynagrodzenia. Projekty finansowane z EFS nie powinny rozwiązywać problemu niskich płac w sektorze szkolnictwa wyższego. Kluczowa powinna być właściwie oszacowana podstawa wynagrodzenia i ona powinna mieć rynkową wartość.
Jednocześnie zasady finansowania FERS dają instytucjom pośredniczącym swobodę decydowania o poziomie tego dodatku, który może być rozliczany w projektach, MFiPR nie widzi jednak uzasadnienia dla bardzo wysokich dodatków. Chodzi o zachowanie logiki, bo instytucje audytowe zwracają na to uwagę. Jeśli ktoś ma dostać 100% dodatku, to powinien być zamiast tego oddelegowany do projektu.
Przedstawiciele administracji obecni na spotkaniu:
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
- Piotr Krasuski, Dyrektor Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego
- Aleksandra Dmitruk, Zastępczyni Dyrektora Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
- Karolina Lesyng – Dyrektor Działu Dotacji Krajowych i Funduszy UE
- Marta Guberow – Dyrektor Działu Wyboru Projektów
- Jakub Ardyn – Dyrektor Działu Współpracy z Beneficjentem
- Anna Marciniak – kierownik Sekcji Programów UE, Dział Dotacji Krajowych i Funduszy UE
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
- Izabela Najda-Jędrzejewska, Zastępca dyrektora Departamentu Innowacji i Rozwoju
- Lidia Matuszak, naczelnik Wydziału Projektów z zakresu szkolnictwa wyższego, Departament Programów Naukowych i Inwestycji
Spotkanie odbyło się 16 maja w siedzibie Konfederacji Lewiatan. Kolejne spotkanie na ten temat planujemy na wrzesień 2025 r.
