Zamówienia

I. Zamawiający:

Konfederacja Lewiatan
ul. Zbyszka Cybulskiego 5
00-727 Warszawa

II. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu cyfrowego organizacji Konfederacja Lewiatan uwzględniająca:

1) badanie potrzeb cyfrowych KL
2) rekomendacje dotyczące architektury systemu przeznaczonego do gromadzenia, archiwizowania i raportowania danych o kluczowych procesach z zakresu dialogu społecznego
3) rekomendacje odnoszące się do specyfikacji takiego systemu, w tym np. zdefiniowanie i opisanie kluczowych procesów, zdefiniowanie użytkowników i zakresów uprawnień, określenie priorytetów dostępu.

Usługi polegające na wdrożeniu rekomendacji audytu nie stanowią przedmiotu zamówienia.

III. Zakres usługi realizowanej przez Wykonawcę

1. Analiza procesów i potrzeb organizacji

W pierwszym etapie zostaną zbadane procesy i określone potrzeby organizacji w czterech obszarach działalności:

1) Pozyskiwanie nowych członków organizacji
2) Obsługa członków organizacji, w tym badanie jej intensywności
3) Organizacja aktywności Konfederacji Lewiatan w obszarach merytorycznych/ funkcjonalnych (w tym legislacja i polityki publiczne PL i UE)
4) Raportowanie i komunikacja z członkami organizacji

Wynikiem badania będzie:

1) Mapa procesów we wskazanych obszarach działalności z uwzględnieniem takich Kategorii jak:
a) Użytkownicy lub grupy użytkowników odpowiedzialni za poszczególne etapy procesu
b) Rodzaje występujących aktywności/ czynności
c) Źródła zasilania informacjami i częstotliwości ich występowania
d) Kategoryzacja informacji i danych, które występują w procesie
e) Sposobów raportowania

2) Określenie potrzeb Konfederacji w kategoriach określonych w pkt. 1), w szczególności:
a) Zdefiniowanie zakresów kategorii, np. zakresu i różnorodności docelowo potrzebnych danych
b) Określenie obszaru pożądanych funkcjonalności systemu obsługującego procesy – tzw. mapa życzeń, czyli wskazanie szerokiego wachlarza potrzeb, na podstawie których w kolejnym kroku zostanie przeprowadzona analiza technicznej wykonalności
3) Wykonawca może również wskazać obszary wymagające dalszej i pogłębionej analizy, pod warunkiem określenia zakresu takiej analizy i zasad jej przeprowadzenia.

Analiza będzie przeprowadzona w oparciu o konsultacje z osobami zaangażowanymi w obszary działalności w Konfederacji Lewiatan – ze strony administracyjnej oraz merytorycznej.

Zostaną również zbadane przykładowe dokumenty znajdujące się w obiegu w całym procesie.

2. Analiza wymagań funkcjonalnych uwzględniająca możliwości funkcjonalne systemów informatycznych oraz audyt posiadanej infrastruktury informatycznej

W ramach drugiego etapu zostaną przeanalizowane wymagane funkcjonalności organizacji pod kątem dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych (w tym subskrypcyjnych oraz projektowanych na zamówienie użytkownika), zostanie zweryfikowana infrastruktura informatyczna dla uruchomienia nowego oprogramowania:
1) Analiza źródeł danych wejściowych
2) Analiza wymagań dotyczących raportowania
3) Propozycja koncepcji dla oprogramowania
4) Analiza aplikacji i narzędzi informatycznych obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego
5) Analiza wymagań dotyczących metody instalacji oraz infrastruktury, na której działać na system
6) Analiza możliwości i potencjalnych problemów integracyjnych
7) Ocena skalowalności i wydajności istniejącej infrastruktury serwerowej
8) Rekomendacja ewentualnych modernizacji sprzętu i oprogramowania.

Wynikiem badania będzie:
1) Rekomendacja dla docelowego oprogramowania w zakresie:
a) Integracji oprogramowania z aplikacjami i narzędzi informatycznymi organizacji Zamawiającego
b) Opisu wymagań funkcjonalnych dla oprogramowania
c) Opisu wymagań dotyczących raportowania
d) Wymagań infrastruktury serwerowej
2) Ramowy harmonogram wdrożenia nowego oprogramowania u Zamawiającego
3) Propozycja tematów i zakresu szkoleń dla użytkowników końcowych oraz identyfikacja potrzeb wsparcia technicznego
4) Oszacowanie kosztów wdrożenia nowego oprogramowania u Zamawiającego oraz analiza kosztów związanych z utrzymaniem systemu i jego eksploatacją
5) Wskazanie kluczowych dokumentów, wymogów oraz zakresu usługi polegającej na wdrożeniu rekomendacji z przeprowadzonego audytu niezbędnych do przygotowania przez Zamawiającego zapytania ofertowego obejmującego usługę lub usługi wdrożeniowe
6) Opracowanie strategii zarządzania zmianą, aby zapewnić płynne przejście do nowego systemu i zminimalizować zakłócenia w ciągłości działania
7) Stworzenie procedur umożliwiających zgłaszanie zmian, komunikowanie o postępach w zmianach oraz archiwizowanie tych zgłoszeń i postępów w projekcie, wraz z określeniem konkretnych wymagań co do środowiska, na którym będą umieszczane te zgłoszenia
8) Wykonawca może również wskazać obszary wymagające dalszej i pogłębionej analizy, pod warunkiem określenia zakresu takiej analizy i zasad jej przeprowadzenia.

Analiza będzie przeprowadzona w oparciu o dokumentację wytworzoną w ramach pierwszego etapu oraz konsultację z osobami zaangażowanymi w Obszary Działalności ze strony administracyjnej oraz merytorycznej.

IV. Termin realizacji

Usługa zostanie wykonana w ciągu 12 tygodni od dnia podpisania umowy z Zamawiającym.

V. Wymogi dotyczące Wykonawcy

3. Wymogi dotyczące doświadczenia technicznego

1) Wykonawca wskazał osobę lub osoby, które będą realizowały usługę dla Zamawiającego w zakresie etapu 2
2) Każda z osób realizujących usługę w zakresie etapu 2 posiada praktyczną wiedzę popartą wdrożeniami systemów informatycznych/ narzędzi lub technologii cyfrowych w firmach, organizacjach lub instytucjach publicznych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania dostarczenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanej usługi/usług (np. protokół odbioru, referencje lub równoważny dokument pochodzący od zamawiającego)
3) Wykonawca posiada co najmniej jeden certyfikat w zakresie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych wydany przez zewnętrzne instytucje (np. ISO 27001), co gwarantuje zgodność z najwyższymi standardami.

4. Wymogi analityczno-audytowe

1) Wykonawca wskazał osobę lub osoby, które będą realizowały usługę dla Zamawiającego w zakresie etapu 1
2) Osoba lub osoby realizujące usługę w zakresie etapu 1 posiadają doświadczenie w projektowaniu procesów i struktur zarządzania projektami lub procesami, w tym w powiązaniu z systemami informatycznymi/ narzędziami lub technologiami cyfrowymi i wykazały:
a. Projekt lub usługę, której zakres obejmował projektowanie struktury zarządzania projektami lub procesami (Wykonawca wskaże co najmniej: zakres usługi/ projektu, główne efekty, czas realizacji, kontakt do zleceniodawcy)
b. Projekt lub usługę, której zakres obejmował projektowanie procesów, w powiązaniu z systemami informatycznymi/ narzędziami lub technologiami cyfrowymi (Wykonawca wskaże co najmniej: zakres usługi/ projektu, główne efekty, czas realizacji, kontakt do zleceniodawcy)
c. Projekt lub usługę w zakresie, o których mowa w pkt a) lub b) realizowany dla organizacji niekomercyjnych (np. administracja, NGO, fundacje lub stowarzyszenia).

Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania dostarczenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanej usługi/usług (np. protokół odbioru, referencje lub równoważny dokument pochodzący od zamawiającego).

5. Zasady oceny

1) Cena: 60%

Punkty cena wyliczane są następująco (Całkowita cena brutto w ofercie najtańszej/ Całkowita cena brutto w ofercie badanej) x 100 x 60%

Maksymalnie można otrzymać 60 pkt

2) usługa audytu cyfrowego polegającego co najmniej na analizie procesów w powiązaniu z systemami informatycznymi lub narzędziami/ usługami cyfrowymi w organizacjach niekomercyjnych: 40%

Za wykazanie 2 usług audytu cyfrowego: 40 pkt

Całkowita liczba punktów będzie wyliczana zgodnie w następujący sposób:
Punkty Cena: 60 pkt + 2 usługi audytu cyfrowego: 40 pkt
Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 100 pkt

VI. Wymagania dotyczące przygotowania odpowiedzi na zapytanie o cenę:

1) Odpowiedź należy sporządzić na druku „Formularz” – Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania o cenę
2) Termin dostarczenia oferty w wersji papierowej do siedziby Zamawiającego: 29 stycznia 2025 r., godz.16.00
3) Oferty w wersji elektronicznej należy złożyć na niżej podany adres: mpietrzak@lewiatan.org, do 29 stycznia 2025 roku, do godz. 16.00.

VII. Zasady rozliczenia z wykonawcą

1) Rozliczenie odbędzie się na podstawie protokołu odbioru dzieła
2) Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot Zamówienia zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 (link)
3) Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z obowiązującymi standardami dostępności (link)

VIII. Informacje dodatkowe

1) Zamówienie jest realizowane w ramach projektu: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne, który jest dofinansowany przez Unię Europejską w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
2) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych ani zgodnie z Zasadą konkurencyjności oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.

ROZEZNANIE RYNKU NR KL/FEPT/1/2024

Oferty cenowe prosimy kierować na adres: mpietrzak@lewiatan.org

I.
ZAMAWIAJĄCY

KONFEDERACJA LEWIATAN
ul. Zbyszka Cybulskiego 5, 00-727 Warszawa
NIP: 526-23-53-400
REGON: 014859361
e-mail: recepcja@konfederacjalewiatan.pl

II.
TRYB POSTĘPOWANIA

1. Rozeznanie rynku w celu uzyskania konkurencyjnej propozycji cenowej.

2. Zaproszenie do złożenia oferty cenowej na przedmiotową usługę zamieszczono na stronie https://lewiatan.org/zamowienia/ oraz wysłano do potencjalnych podmiotów, mogących zrealizować przedmiotowy zakres usługi.

III.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie dwóch audytów prawidłowości wykonania projektu, jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz Umową dotacji dla partnerów wraz z Wnioskiem o dofinansowanie i Szczegółowym budżetem projektu.

2. Rodzaj zamówienia: Usługi
Nazwa i kod wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79212000-3 Usługi audytu

3. Szczegóły dotyczące projektu „Fundusze europejskie na rozwój firm w perspektywie finansowej 2021-2027”:
• Okres realizacji: lipiec 2024 r. – grudzień 2025 r.
• Beneficjenci: Związek Pracodawców Business Centre Club (Lider), Konfederacja Lewiatan (Partner).
• Budżet projektu: ok. 1,9 mln zł, w podziale: Lider: ok 957 tys. zł, Partner: ok 966 tys. zł.

4. Wykonawca dokona oceny rzetelności ponoszonych przez Zamawiającego wydatków, w tym co najmniej:
• analizę struktury wydatków,
• ocenę zasadności zlecania określonych usług (ocena pod kątem celowości zlecenia oraz adekwatności wynagrodzenia),
• ocenę prawidłowości zawierania umów o pracę lub zatrudniania osób na innej podstawie prawnej (ocena pod kątem prawidłowości dokumentacji),
• weryfikację powiązań osób zatrudnionych z postępowaniami prowadzonymi przez Zamawiającego,
• analizę procesu zakupowego, w tym stosowanych procedur i ich zgodności z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027″ z dnia 18 listopada 2022 r. (dalej jako: Wytyczne kwalifikowalności) wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28.04.2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079 ze zm.),
• ustalenie, czy wszystkie wydatki były odpowiednio dokumentowane i umieszczane w sprawozdaniach rachunkowych przedkładanych w toku postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

5. Kontrola zasadności zawierania umów/zaciągania zobowiązań powinna uwzględniać m.in. strukturę wydatków.

6. Raport powinien zawierać:
• wnioski z przeprowadzonego badania – syntetyczne podsumowanie przeprowadzonych czynności audytowych, przedstawienie wniosków poaudytowych, stwierdzonych prawidłowości oraz nieprawidłowości.
• informacje ogólne tj.
– data sporządzenia Raportu
– termin przeprowadzenia badania
• okres objęty badaniem

7. Cel, zakres i metoda badania – opis metody przeprowadzenia audytu. Doprecyzowanie jakie obszary zostały objęte audytem.

8. Zastosowane techniki badania – należy podać jaka dokumentacja podlegała czynnościom audytowym, w jaki sposób wskazane dokumenty zostały wybrane. Analizie podlegają następujące dokumenty: finansowe, źródłowe, wszelkie dokumenty formalno-prawne, korespondencja, dokumenty kadrowo-płacowe.

9. Informacja o doborze próby, tj. w przypadku audytu będącego przedmiotem umowy konieczna jest analiza całości dokumentacji wytworzonej w toku realizacji projektu w danym roku. Wykonawca musi przewidzieć w kalkulacji sytuację, w której próba równać się będzie całości poniesionych wydatków.

10. Opis jakości otrzymanej dokumentacji źródłowej – jej integralności, niezaprzeczalności, jakości.

11. Opis wyników badania – przedstawienie oceny wszystkich obszarów jakie zostały objęte audytem, gdzie należy wskazać stwierdzone nieprawidłowości oraz opisać na czym one polegały; przedstawiając stwierdzone nieprawidłowości należy powiązać z nimi odpowiednie dokumenty źródłowe.

12. Dodatkowe uwagi – wszelkie uwagi dotyczące prowadzonych czynności audytowych, jakie nie zostały opisane w powyższych punktach.

13. Ewentualne rekomendacje – podanie zalecanych do wdrożenia rekomendacji, mogących przyczynić się do usprawnienia podobnych audytów w przyszłości. Rozwiązania technologiczne, organizacyjne.

14. Rekomendacje powinny być oparte na wynikach audytu i mają na celu poprawę skuteczności i efektywności procesów związanych z zarządzaniem niniejszym projektem. Rekomendacje mogą dotyczyć zmian w procedurach, działaniach realizowanych/podejmowanych w ramach niniejszego projektu.

15. Wykaz dokumentów i ich źródeł pochodzenia, wykorzystanych w badaniu – wskazanie jaka dokumentacja została wykorzystana w trakcie czynności audytowych.

16. Sposób realizacji zamówienia:
• przygotowanie, podpisanie i przekazanie sprawozdania z audytu Zamawiającego (zgodnie z wymaganiami i strukturą szablonu – Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego rozeznania): przekazanie sprawozdania w postaci elektronicznej
• audyt prowadzony zgodnie z poprzednim punktem będzie dwukrotnie – za okres do końca 2024 r (w styczniu 2025 r, termin realizacji – 20 dni) oraz za rok 2026 (w styczniu 2026 r, termin realizacji – 20 dni).
• przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdań (jeżeli stanowią „Utwór” w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), uprawniających do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania tymi dokumentami w kraju i za granicą, na wszystkich znanych w chwili zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą polach eksploatacji. Przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw zależnych do Utworów następuje bez żadnych ograniczeń: czasowych, ilościowych czy terytorialnych.
• za termin realizacji przedmiotu Zamówienia uznaje się czas określony, od dnia zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, do dnia wykonania zobowiązań nią określonych, lecz nie później niż w terminie 30 dni od daty podpisania umowy.
• wykonawca kalkulując cenę musi uwzględnić wariant, w którym będzie wykonywał równolegle dwa audyty niniejszego projektu – jeden dla Zamawiającego, drugi dla Lidera projektu. Na przeprowadzenie każdego z audytów będzie zawarta odrębna umowa – jedna między Wykonawcą a Zamawiającym, druga między Wykonawcą a Liderem niniejszego projektu.
• wynagrodzenie będzie płatne w dwóch ratach – osobno za rok 2024 (płatność roku 2025), osobno za rok 2025 (płatność w roku 2026). Realizacja projektu przewiduje, iż większość budżetu projektu zostanie wydana w roku 2025.
• wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Zamówienia będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od dnia otrzymania jej przez Zamawiającego.
• podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT jest odbiór przedmiotu zamówienia poświadczony podpisanym bez uwag protokołem odbioru przez Zamawiającego

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie merytoryczne ekspertyzy pt.: „Prognoza zapotrzebowania na kompetencje i kwalifikacje w wybranych branżach w związku ze zmianami w gospodarce”.

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie merytoryczne ekspertyzy pt.: „Wpływ procesów cyfryzacji na osoby w wieku 50+, kobiety, osoby z niepełnosprawnościami oraz osoby z terenów oddalonych od ośrodków miejskich. Możliwości w zakresie mechanizmów wsparcia wyrównywania szans na rynku pracy”.

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie merytoryczne ekspertyzy pt.: „Przechodzenie firm na pracę zdalną oraz jej skutki dla pracodawców i pracowników”.

Przedmiotem zamówienia jest  przeprowadzenie działań komunikacyjnych, upowszechniających projekt w okresie czerwiec – październik 2022. Dotyczy to projektu  „Wzmocnienie dialogu społecznego w Polsce – model inicjowania dialogu społecznego przez stronę pracodawców” finansowanego przez Norwegię poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021 w ramach Programu „Dialog Społeczny – Godna Praca”; Project nr 2019/101979.

Przedmiotem zamówienia jest:

1. Program aktywizacji polegający na świadczeniu usług aktywizacji zawodowej i pośrednictwa pracy na rzecz obywateli Ukrainy, przybyłych do Polski od 24 lutego 2022 r
2. Opracowanie 2 raportów z opisem dobrych praktyk przedstawiających skuteczne metody i instrumenty wykorzystywane w procesie onboardingu obywateli Ukrainy w miejscu pracy
3. Opracowanie sprawozdania z realizacji programu aktywizacji przygotowanego zgodnie z formularzem przekazanym przez Zamawiającego, który będzie stanowić załącznik do umowy, uwzględniającego weryfikację statusu uczestnika programu aktywizacji po 1 i po 2 miesiącach od doprowadzenia do zatrudnienia 40 osób.

Zapytanie ofertowe realizowane w ramach Inicjatywy Nr FWD-H-4 pt. “Model aktywizacji zawodowej obywateli Ukrainy” w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej “FWD” Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badania na reprezentatywnej próbie pracodawców i pracowników, dotyczącego szeroko pojętej problematyki dialogu społecznego obejmujące:
badanie na reprezentatywnej próbie pracodawców:

• badanie na reprezentatywnej próbie pracowników
• raport z obu badań w formie prezentacji Power Point
• tabele zbiorcze i tabele danych jednostkowych

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie przeglądu regionalnych programów na lata 2021-2027 w ramach Funduszy Europejskich.

Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie interaktywnej bazy wiedzy i współpracy w zakresie dialogu społecznego wraz z aktualizacją danych zawartych w bazie, organizacja pracy przedstawicieli dialogu społecznego w obszarze prac Komitetów Monitorujących (KM).