Zamówienia

ROZEZNANIE RYNKU NR KL/FEPT/1/2024

Oferty cenowe prosimy kierować na adres: mpietrzak@lewiatan.org

I.
ZAMAWIAJĄCY

KONFEDERACJA LEWIATAN
ul. Zbyszka Cybulskiego 5, 00-727 Warszawa
NIP: 526-23-53-400
REGON: 014859361
e-mail: recepcja@konfederacjalewiatan.pl

II.
TRYB POSTĘPOWANIA

1. Rozeznanie rynku w celu uzyskania konkurencyjnej propozycji cenowej.

2. Zaproszenie do złożenia oferty cenowej na przedmiotową usługę zamieszczono na stronie https://lewiatan.org/zamowienia/ oraz wysłano do potencjalnych podmiotów, mogących zrealizować przedmiotowy zakres usługi.

III.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie dwóch audytów prawidłowości wykonania projektu, jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz Umową dotacji dla partnerów wraz z Wnioskiem o dofinansowanie i Szczegółowym budżetem projektu.

2. Rodzaj zamówienia: Usługi
Nazwa i kod wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79212000-3 Usługi audytu

3. Szczegóły dotyczące projektu „Fundusze europejskie na rozwój firm w perspektywie finansowej 2021-2027”:
• Okres realizacji: lipiec 2024 r. – grudzień 2025 r.
• Beneficjenci: Związek Pracodawców Business Centre Club (Lider), Konfederacja Lewiatan (Partner).
• Budżet projektu: ok. 1,9 mln zł, w podziale: Lider: ok 957 tys. zł, Partner: ok 966 tys. zł.

4. Wykonawca dokona oceny rzetelności ponoszonych przez Zamawiającego wydatków, w tym co najmniej:
• analizę struktury wydatków,
• ocenę zasadności zlecania określonych usług (ocena pod kątem celowości zlecenia oraz adekwatności wynagrodzenia),
• ocenę prawidłowości zawierania umów o pracę lub zatrudniania osób na innej podstawie prawnej (ocena pod kątem prawidłowości dokumentacji),
• weryfikację powiązań osób zatrudnionych z postępowaniami prowadzonymi przez Zamawiającego,
• analizę procesu zakupowego, w tym stosowanych procedur i ich zgodności z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027″ z dnia 18 listopada 2022 r. (dalej jako: Wytyczne kwalifikowalności) wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28.04.2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079 ze zm.),
• ustalenie, czy wszystkie wydatki były odpowiednio dokumentowane i umieszczane w sprawozdaniach rachunkowych przedkładanych w toku postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

5. Kontrola zasadności zawierania umów/zaciągania zobowiązań powinna uwzględniać m.in. strukturę wydatków.

6. Raport powinien zawierać:
• wnioski z przeprowadzonego badania – syntetyczne podsumowanie przeprowadzonych czynności audytowych, przedstawienie wniosków poaudytowych, stwierdzonych prawidłowości oraz nieprawidłowości.
• informacje ogólne tj.
– data sporządzenia Raportu
– termin przeprowadzenia badania
• okres objęty badaniem

7. Cel, zakres i metoda badania – opis metody przeprowadzenia audytu. Doprecyzowanie jakie obszary zostały objęte audytem.

8. Zastosowane techniki badania – należy podać jaka dokumentacja podlegała czynnościom audytowym, w jaki sposób wskazane dokumenty zostały wybrane. Analizie podlegają następujące dokumenty: finansowe, źródłowe, wszelkie dokumenty formalno-prawne, korespondencja, dokumenty kadrowo-płacowe.

9. Informacja o doborze próby, tj. w przypadku audytu będącego przedmiotem umowy konieczna jest analiza całości dokumentacji wytworzonej w toku realizacji projektu w danym roku. Wykonawca musi przewidzieć w kalkulacji sytuację, w której próba równać się będzie całości poniesionych wydatków.

10. Opis jakości otrzymanej dokumentacji źródłowej – jej integralności, niezaprzeczalności, jakości.

11. Opis wyników badania – przedstawienie oceny wszystkich obszarów jakie zostały objęte audytem, gdzie należy wskazać stwierdzone nieprawidłowości oraz opisać na czym one polegały; przedstawiając stwierdzone nieprawidłowości należy powiązać z nimi odpowiednie dokumenty źródłowe.

12. Dodatkowe uwagi – wszelkie uwagi dotyczące prowadzonych czynności audytowych, jakie nie zostały opisane w powyższych punktach.

13. Ewentualne rekomendacje – podanie zalecanych do wdrożenia rekomendacji, mogących przyczynić się do usprawnienia podobnych audytów w przyszłości. Rozwiązania technologiczne, organizacyjne.

14. Rekomendacje powinny być oparte na wynikach audytu i mają na celu poprawę skuteczności i efektywności procesów związanych z zarządzaniem niniejszym projektem. Rekomendacje mogą dotyczyć zmian w procedurach, działaniach realizowanych/podejmowanych w ramach niniejszego projektu.

15. Wykaz dokumentów i ich źródeł pochodzenia, wykorzystanych w badaniu – wskazanie jaka dokumentacja została wykorzystana w trakcie czynności audytowych.

16. Sposób realizacji zamówienia:
• przygotowanie, podpisanie i przekazanie sprawozdania z audytu Zamawiającego (zgodnie z wymaganiami i strukturą szablonu – Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego rozeznania): przekazanie sprawozdania w postaci elektronicznej
• audyt prowadzony zgodnie z poprzednim punktem będzie dwukrotnie – za okres do końca 2024 r (w styczniu 2025 r, termin realizacji – 20 dni) oraz za rok 2026 (w styczniu 2026 r, termin realizacji – 20 dni).
• przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdań (jeżeli stanowią „Utwór” w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), uprawniających do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania tymi dokumentami w kraju i za granicą, na wszystkich znanych w chwili zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą polach eksploatacji. Przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw zależnych do Utworów następuje bez żadnych ograniczeń: czasowych, ilościowych czy terytorialnych.
• za termin realizacji przedmiotu Zamówienia uznaje się czas określony, od dnia zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, do dnia wykonania zobowiązań nią określonych, lecz nie później niż w terminie 30 dni od daty podpisania umowy.
• wykonawca kalkulując cenę musi uwzględnić wariant, w którym będzie wykonywał równolegle dwa audyty niniejszego projektu – jeden dla Zamawiającego, drugi dla Lidera projektu. Na przeprowadzenie każdego z audytów będzie zawarta odrębna umowa – jedna między Wykonawcą a Zamawiającym, druga między Wykonawcą a Liderem niniejszego projektu.
• wynagrodzenie będzie płatne w dwóch ratach – osobno za rok 2024 (płatność roku 2025), osobno za rok 2025 (płatność w roku 2026). Realizacja projektu przewiduje, iż większość budżetu projektu zostanie wydana w roku 2025.
• wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Zamówienia będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od dnia otrzymania jej przez Zamawiającego.
• podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT jest odbiór przedmiotu zamówienia poświadczony podpisanym bez uwag protokołem odbioru przez Zamawiającego