Są wśród nich, m.in. propozycje, które pozwolą przedsiębiorcom w sposób bardziej elastyczny dostosować swoje systemy do zmian związanych z odejściem od faktur w formie papierowej i z przejściem na e-faktury. Chodzi o:

1. Odroczenie na dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r., niektórych rozwiązań, takich jak:

• wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

2. Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników.
3. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.
4. Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026 r.) podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie.

E-faktury na konsumentów

O ile zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, fakturowanie na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, jest wyłączone z obowiązkowego KSeF  to zgodnie z najnowszą  propozycją zmian  przedstawionych przez resort finansów  będzie można wystawiać e-faktury na konsumentów, ale będzie to rozwiązanie fakultatywne. Decyzja zatem będzie należała do sprzedawcy w jakiej formie klient otrzyma fakturę.  Pomimo, iż dobrowolność w wystawianiu tego typu faktur  zwiększa swobodę w planowaniu procesów biznesowych to rozwiązanie to pozostawia jeszcze wiele wątpliwości w swych założeniach i może rodzić problemy natury praktycznej.

Identyfikacja podatników

– Zaproponowane bowiem zmiany nie rozwiązują zgłaszanych na wcześniejszych etapach konsultacji  problemów z identyfikacją podatników. Przykładem mogą być podmioty, które nie są obowiązane do rejestracji działalności gospodarczej  tzw. podmioty wykonujące działalność nierejestrową. Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrową nie mają obowiązku wpisu do  Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ani obowiązku pozyskania numeru NIP. Zmiany w projekcie ustawy  nakładają  natomiast obowiązek podania numeru identyfikacji podatkowej jeśli nabywca go posiada lub jeśli posługuje się nim na potrzeby wystawienia faktury. W przypadku gdy nabywca nie ma numeru identyfikacji podatkowej, a jest  podatnikiem, dla którego wystawienie faktury w KSeF jest obowiązkowe to wówczas sprzedawca nie będzie miał możliwości jego weryfikacji i identyfikacji – mówi Anna Słomińska – Wernik, ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Brak bazy danych

Dodatkowo na chwilę obecną brak jest bazy danych, która umożliwiałaby sprawdzenie czy podany przez nabywcę NIP jest prawidłowy i należy do podmiotu, który go podał dla potrzeb dokonania zakupu, w tym czy należy do osoby fizycznej nie prowadzącej działalności (B2C) czy też do podatnika (B2B). Taka baza została opracowana dla potrzeb podatku VAT tzw. „biała lista”.

– Uważamy, że zastosowanie numeru VAT dla potrzeb ustalenia czy faktura powinna zostać wystawiona w ramach KSeF czy też nie, mogłoby stanowić łatwiejsze do wdrożenia rozwiązanie. Zaletą takiego rozwiązania byłaby możliwość wykorzystania istniejącej już bazy, która weryfikuje numery VAT podatników.  Alternatywą byłoby zbudowanie i udostępnienie podatnikom bazy danych umożlwiającej weryfikację numeru identyfikacji podatkowej oraz sprawdzenie, czy należy on do kontrahenta, który podał go dla celów zakupu lub rozszerzenie funkcjonalności „białej listy” – podkreśla Anna Słomińska – Wernik.

Wiele firm zgłasza potrzebę funkcjonowania takiej bazy z uwagi na dochowanie należytej staranności po stronie wystawcy faktury. W związku bowiem z wprowadzeniem zasady samoidentyfikacji po stronie nabywcy (kwestia wskazania przez niego nr NIP lub nie), wystawiający fakturę będzie zmuszony opierać się wyłącznie na danych przedstawionych mu przez  tego nabywcę. W związku z tym dochodzi kolejne ryzyko po stronie wystawcy faktury związane z karami przewidzianymi za wystawienie faktury poza KSeF w przypadku, kiedy nie otrzymał on odpowiednich danych od nabywcy lub też otrzymał dane niezgodne z rzeczywistością, których nie był w stanie zweryfikować.

Załączniki do faktur

Cieszy zaproponowana możliwość dołączenia załączników do faktur wystawionych w KSeF , których było brak w pierwotnej wersji a powodowały duże problemy praktyczne u przedsiębiorców, którzy przekazywali na załącznikach istotne z perspektywy biznesowej informacje. Należałoby tu  jednak rozważyć zwiększenie rozmiaru pliku. Obecnie maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w ramach pojedynczej wysyłki – wynosi 3 MB. Taki rozmiar pliku może nie być wystarczający.

Wzorowe konsultacje społeczne

– Mając na uwadze jak wyglądały pierwotne założenia  dla KSeF  przewidziane  w projekcie zmian do ustawy o podatku od towarów i usług z grudnia 2022 r. i jak te rozwiązania ewoluowały przez ostatnie dwa lata, trzeba uznać, że jest to jeden z najlepiej skonsultowanych i przeanalizowanych projektów podatkowych, w których uwzględniono wiele propozycji i postulatów przedsiębiorców.   Mamy nadzieję, że Ministerstwo Finansów pozostanie otwarte na uwagi biznesu, który widzi dalszą potrzebę udoskonalania  systemu KSeF, który może stać się zgodnie z jego docelowym założeniem, system ułatwiającym i usprawniającym prowadzenie działalności gospodarczej w dobie powszechnej cyfryzacji – dodaje Anna Słomińska – Wernik.

 Konfederacja Lewiatan